您知道全球約有 44.8 億電子郵件使用者嗎？不僅如此，商業分析師預測這一數字將繼續上升，到 2025 年將達到 45.9 億。專業的電子郵件地址（例如與您的業務領域相關的電子郵件地址）可以使溝通更加順暢。
然而，撰寫專業電子郵件不僅僅是將您的訊息發送給其他人。專業電子郵件的結構應正確，以有效傳達訊息。因此，你需要保持專業性，並進一步確保結構、內容、語氣、風格等方面的清晰度。
雖然撰寫專業電子郵件的傳統方法比較耗時
但人工智慧電子郵件撰寫者使這個過程變得更加容易。AI 電子郵件撰寫者可以輕鬆存取可根據需要進行自訂的電子郵件模板，從而更快地產生電子郵件內容。
這本綜合指南將引導您了解起草給讀者留下正面印象的專業電子郵件所需的基本要素。讓我們詳細探討如何撰寫專業電子郵件並了解其結構和關鍵組成部分。
專業電子郵件的架構
專業人士平均每天收到 100 多封電子郵件。那麼，您希望收件人如何記住您的訊息或隨後回覆？在這種情況下，結構良好的電子郵件會非常有用。如果您在設計電子郵件時考慮到了收件人，那麼收件人可以快速掌握訊息，做出適當的回應，並採取必要的行動。
此外，當您的電子郵件結構正確時，您就表現出了專業精神、對細節的關注以及對收件人時間的尊重。另一方面，結構不良的電子郵件可能會讓讀者感到困惑、延遲回复，有時甚至會損害您的聲譽。
專業電子郵件範本
專業電子郵件由不同類型組成，從歡迎電子郵件到後續電子郵件和銷售電子郵件。然而，這裡要注意的關鍵是，如果在製作訊息草稿時使用正確的結構和尊重的語氣，任何電子郵件都可以變得專業。因此，您將看到代表專業電子郵件外觀的前 10 個不同範本：
1. 專業的歡迎郵件
主題行：衷心熱烈的歡迎（客戶姓名）！
您好[客戶姓名]，
歡迎來到[您的品牌名稱]！我們很高興您作為我們尊敬的客戶加入我們。在[您的品牌名稱]，我們的目標是使您的品牌能夠利用社交媒體行銷的力量，並使您的品牌受到目標受眾的可見和認可。
雖然我們的專業團隊將熱情地工作以提高您的目標 KPI 和線上可見度，但您可以訂閱我們的電子郵件清單。我們的專業人士和主題專家策劃的內容提供了有價值的資訊和提示，以幫助您完成您的旅程。
希望我們的合作能結出豐碩的成果
我們的專家團隊匯集了一些資源來幫助您開始社群媒體行銷。請檢查一下！
您的，
[品牌名稱]
2. 專業銷售電子郵件
主題行：您是否厭倦了低轉換率？我們可以幫助您！
先生/女士您好，
我希望這封電子郵件能讓您身體健康。首先，我首先要說的是，我剛剛瀏覽了你們的網站，你們龐大而廣泛的產品系列給我留下了深刻的印象。我相信你們在銷售方面一定表現得很好。但是，您可以透過部署經過 SEO 優化且技術強大的網站來最大限度地發揮您的潛力。
一個具有用戶友好且直觀的輪廓、互動式視覺效果和有吸引力的 CTA 的網站可以將您的投資回報率和轉換率推向天空。作為一家新興且經驗豐富的網站開發公司，我們絕對可以幫助您建立一個與目標受眾產生共鳴並凸顯您的品牌價值和願景的網站。
您有興趣進一步合作討論範圍嗎？讓我知道我們什麼時候可以進行這次討論。
期待您的回音！
謝謝您的寶貴時間。
問候，
[您的簽名]
3. 專業跟進電子郵件
主題行：跟進我們可能的合作：網站改造和開發
親愛的先生/女士，
我希望這封電子郵件能讓您精神振奮。我還沒有收到您的回复，我想知道您是否有機會審查該提案。
網站對於品牌在虛擬世界中建立獨特的形象非常重要。一項調查顯示，74% 的客戶認為網站會影響他們的購買決策。
因此，如果您遇到較高的頁面載入時間和跳出率，那麼這些明確表明您需要專家進行網站審核以了解您的產品中的差距。
我們很樂意為您提供協助！如果您有任何疑問，請隨時致電 [您的電話號碼] 或發送電子郵件至 [您的電子郵件地址]。
期待您的回音
最好的問候，
[您的簽名]
4. 專業確認郵件
主題行：感謝您與我們一起購物[如果需要，您可以添加一些表情符號]
尊敬的顧客]，
感謝您與我們一起購物！我們已收到您的訂單，並且已經開始處理。
以下是您的訂單的簡要摘要：
[提及訂單]
請檢查，如果您對某些商品有重新的想法，您可以自由地將它們從訂單清單中刪除。但是，您可以在訂單出貨前取消產品。欲了解更多信息，請訪問此處。
一旦一切準備就緒並確認發貨，您將收到我們團隊發送的另一封確認電子郵件。這封電子郵件將突出顯示所有重要的運輸詳細信息，例如跟踪號碼和快遞合作夥伴。
為了表達我們對您第一次向我們訂購的感謝，這裡有一個優惠券代碼：[提及優惠券代碼]。使用它可以在您的下一個訂單中獲得 15% 的折扣！
再見！
[您的品牌名稱]
5.專業的出貨確認電子郵件
主題行：耶！您的訂單 [訂單號碼] 正在運送中。
您好[客戶姓名]，
我們很高興地通知您，您的訂單正在運送中。您預計它會在[提及預計到達時間]內到達您家門口。
以下是可協助您追蹤訂單的運送詳細資訊：
快遞名稱：[快遞名稱]
訂單號碼：[訂單編號]
物品：[物品名稱]
[其他詳情]
您可以點擊此連結直接追蹤您的訂單：追蹤您的訂單。
感謝您與我們一起購物！
[您的品牌名稱]
6. 用於提案審核的專業電子郵件範本
主題行：專案提案提交供審核。
親愛的[姓名]，
我希望你一切都好。我寫信是為了提交 專案提案的最終版本供您審閱。隨附概述我們的方法、時間表和預期交付成果的詳細文件。
請盡快查看此內容，如果您想安排後續會議來討論後續步驟，請告訴我。
感謝您考慮我們的建議，並期待很快收到您的回覆。
獨家資料庫 我們為您提供高度 特殊數據庫 驗證、準確且有針對性的各種公司名單 我們如何維護我們的信譽 獨家資料庫是透過我們專有的資料收集和列出流程實現的。考慮購買特殊數據列表，您可以購買我們的特殊資料庫以取得成功的活動。在正確的時間向正確的受眾傳達正確的訊息是我們公司的目標。
謹致問候，
[您的簽名]
7.專業發票電子郵件
主旨行：尋找當月所附的發票[提及月份名稱和期間]
8. 專業會議連結電子郵件
主題行：[品牌名稱][您的客戶名稱]：用於啟動我們合作的會議鏈接
您好[收件人姓名]，
我們很高興收到您的來信，並且非常高興與您的團隊合作。根據您的偏好，這裡有一個會議連結和其他詳細信息，您和您的團隊可以使用它們來加入與我們團隊的討論：
以下是將參加通話的團隊成員的姓名和職位
【提及團隊成員名單】
請確認您和您的團隊是否出席。
我們希望本次會議能夠促進富有成效的討論、取得可實現的成果並鼓勵合作。
期待與您和您的團隊見面！
謝謝你！
問候，
[您的簽名]
9.專業的感謝電子郵件模板
主題行：感謝您的支持與幫助！
親愛的先生/女士，
我感謝您對這個問題迅速採取行動[提及這個問題]。採取適當措施的任何延誤都會嚴重影響時間表和專案成果。
如果您還有其他要求，我會通知您。非常感謝您的合作。
再次感謝您！我希望你有美好的一天。
熱烈的問候，
[您的簽名]
10.專業工作申請電子郵件
主旨行：[職位名稱]、[參考編號]的工作申請
您好[人力資源經理的姓名（如果有）]，
我希望這封電子郵件能讓您滿意！我寫這封信是為了表達我對[提及公司名稱]的[提及工作職位]職位的濃厚興趣，如[提及平台名稱]上的廣告。憑藉著[提及相關技能和概念]的強大背景，我有信心能夠為幫助團隊和公司實現業務目標做出重大貢獻。
由於你們對永續發展的承諾[提及任何其他相關原因]，我多年來一直在尋找在你們組織工作的機會。我的技能和經驗與公司的長期目標完美契合，我渴望為您的成功做出貢獻。
我附上了我的履歷、經歷信和求職信。
期待您的回音！
熱烈的問候，
[您的簽名]
專業電子郵件的關鍵組成部分
專業的電子郵件遵循清晰的結構，這提高了其可讀性。此外，它製作精良且易於閱讀。以下是專業電子郵件中使用的幾個關鍵組成部分的細分：
主題行：簡短且資訊豐富
稱呼：專業、禮貌
開場白：熱情而直接
正文：清晰、簡潔、可操作
結束語：有禮貌、有遠見
簽名：尊重和專業
簽名：完整且一致
讓我們逐步了解這些組件。
1. 精心設計完美的主題行
主旨行是收件者首先看到的內容，它通常決定您的電子郵件是否會立即開啟。
您應該保持簡短但信息豐富。它必須反映您電子郵件的目的。您還應該避免模糊的主題行，例如“您好”或“重要”，而應瞄準為您的電子郵件提供上下文的內容。
假設您正在申請一個新職位，那麼您應該在電子郵件主題行中提及該職位 – 申請「人力資源經理」。以下是更多範例：
會議後續行動：議程與行動項目
行銷預算批准請求
第三季專案里程碑更新
快速提示：
保持簡短並切中要點。
避免全部大寫或感嘆號。
具體說明電子郵件的目的。
2. 以禮貌/個人的稱呼開始
您的電子郵件應根據地區、時間和各自的關係以禮貌的問候開頭。
這奠定了電子郵件的基調。因此，在專業稱呼和個人稱呼之間取得平衡非常重要。
正式：“親愛的史密斯先生，”
休閒：“你好，團隊”
快速提示：
如果您知道收件人的姓名，請確保使用該姓名。
對於正式電子郵件，請包含適當的頭銜（先生、女士、博士），除非您有更非正式的關係。
除非必要，否則避免使用「可能涉及的人」之類的通用稱呼。
3. 優美的開場白
電子郵件的第一行是給人留下深刻印象的機會。它應該是溫暖而簡潔的。
如果您正在回覆先前的對話
請予以確認。如果這是您的第一封電子郵件，請簡要介紹自己或說明您的目的。
以下是一些開場白的例子：
“我希望這封電子郵件能讓您滿意。我正在聯繫您討論即將到來的專案截止日期。”
“感謝您對我們的提案的及時回應。”
“感謝您的快速回复。我很欣賞您對報告的見解。”
快速提示：
避免過長的介紹。
開門見山，不要唐突。
額外提示：考慮說明背景。例如，如果您在活動中認識某人或由朋友介紹，您應該提及活動名稱或朋友的姓名以及所需的詳細資訊（如果有）。
4. 起草清晰、簡潔且可操作的訊息
電子郵件正文是您提及詳細資訊的地方。您需要確保您的電子郵件易於理解、沒有行話且格式正確。將資訊分解為小部分，尤其是當電子郵件包含多個要點或任務時。其中一個例子是：「我們即將推出新的活動。以下是下週的關鍵行動項目。
快速提示：
注重具體，並保持段落簡短（23 句）。
為了清晰起見，請使用項目符號點或編號清單。
提供必要的詳細資訊。
確保訊息圍繞電子郵件的目的展開，並且語氣與上下文相匹配：對同事友好，對新聯絡人或客戶更正式。
使用粗體或斜體等格式來強調。
5. 以清晰且有禮貌的結束語結束
您的結束語應該總結您的電子郵件的目的並表明任何後續步驟或期望。一些例子可能是：
“期待您的回饋。”
“如果您需要進一步說明，請告訴我。”
“希望很快能收到你的消息。”
“感謝您的時間和關注。”
快速提示：
積極主動，並提及您是否期望得到回應或任何後續行動。
保持積極和禮貌的語氣。
請記住，結束語應鼓勵收件人根據需要採取行動或回應。為此，您必須透過強化您的訊息並為接下來的內容奠定基礎來結束電子郵件。
6. 專業簽名
禮貌的結束語可以增強您的專業精神並給人留下持久的印象。
正式：“真誠的”、“最誠摯的問候”
半正式：“最好的”、“親切的問候”
隨意：“乾杯”、“謝謝”
快速提示：
堅持簡單而經典的簽核。
另外，在專業環境中避免使用過於隨意的短語，例如“稍後”或“保重”。
7.包含完整的電子郵件簽名
您的電子郵件簽名就像一張名片。因此，它應該包含您的關鍵聯絡資訊、職位/職稱和公司。格式良好的簽名對於保持專業精神是必要的，尤其是在與業務相關的電子郵件中。例如，您可以如下設定電子郵件簽名：
謹致問候，
Jane Doe
行銷經理 | XYZ 解決方案
[email protected]
(123) 4567890
www.xyzsolutions.com
快速提示：
包括您的全名、職位、公司和聯絡資訊。
避免在簽名中使用過多的顏色或圖形。
如果相關，請包含社交媒體或網站連結。
一封結構良好的電子郵件遵循簡潔的結構，其中的訊息正確地傳達了您想要傳達的內容。它還應該為讀者提供他們需要回應的詳細資訊。
為什麼電子郵件禮儀很重要？
電子郵件通常被認為是一種正式的溝通方式，尤其是在工作場所。它已被普遍接受，並且仍然是與工作相關的互動的首選。隨著越來越多的組織過渡到混合工作模式，員工分散在遠端辦公室，電子郵件交換的頻率大大增加。
雖然協作工具中的聊天訊息通常是快速且非正式的，但電子郵件保持了一定程度的專業。例如，如果您想分享官方文件或傳達任何官方訊息，您可以選擇電子郵件通訊。
電子郵件詳細且結構良好，需要清晰、深思熟慮和正式的溝通。它們還允許特定接收者靈活地查看資訊並按照自己的節奏做出回應。
無論您是在申請工作、聯絡潛在客戶或與同事協調，您都應該知道如何撰寫專業電子郵件。不僅如此，您撰寫電子郵件的方式也反映了 兄弟數據 您的專業精神和對細節的關注。一封寫得不好的電子郵件可能會讓收件人感到困惑、沮喪，甚至疏遠收件人，而一封寫得好的電子郵件可以建立可信度並加強工作關係。理想情況下，您應該知道如何深思熟慮地回應並扭轉局面！
撰寫專業電子郵件的其他技巧
以下是您可以遵循的一些撰寫專業電子郵件的更多提示：
1. 發送前校對：您應該在發送之前校對電子郵件，以確保沒有拼字錯誤、語法錯誤或不正確的措詞。
2.避免俚語或非正式語言：在商務電子郵件中，您應該保持正式或半正式的語氣。表情符號、縮寫或網路俚語通常被認為是不合適的。
3. 注意長度：保持簡潔。在這個忙碌的世界中，沒有人喜歡閱讀長電子郵件。如果您有很多內容要討論，請考慮使用附件或安排會議進行適當的討論。
4. 及時：如果可能，最好在 24 到 48 小時內回覆電子郵件。延遲響應可能會顯得不專業。
總結
掌握撰寫專業電子郵件的藝術可以大大提高
您在工作場所商務溝通中的可信度和專業水平。透過遵循本指南中共享的結構化方法，您可以確保您的電子郵件結構良好、精美且專業。
或者，專業人士和企業可以考慮使用自訂電子郵件網域。為此，您還可以利用Neo提供的服務。 Neo 透過各種功能（例如自訂網域和日曆）簡化商務電子郵件。您還可以使用生成式 AI 和 Neo 的智慧型寫入功能輕鬆新增範本並製作專業電子郵件。
常見問題 (FAQ)
1. 專業的電子郵件應該要多長？
一封專業的電子郵件應該簡潔而資 有人可以透過您的電話號碼追蹤您的位置嗎？ 訊豐富。字數應在 50 至 150 字之間。訊息應該要清晰、切題，避免不必要的細節，並且簡潔。如果需要更多信息，請考慮附加文件或添加連結。
2. 在專業電子郵件中我應該使用什麼語氣？專業電子郵件的語氣應該是禮貌、尊重和專業。對外部利害關係人或業務客戶堅持正式的語氣。您可以為內部團隊選擇半正式的語氣。最後，避免使用任何俚語、行話或過於隨意的語言，除非您很了解收件者。